「見積書の文章を毎回ゼロから考えている」「お客様へのお知らせ文が担当者ごとにバラバラ」「事務作業が現場や営業の足を引っ張っている」──こうした悩みは、多くの工務店・リフォーム会社で日常的に起きています。
DXやAIに興味はあるものの、「難しそう」「現場では使えないのでは」と感じて手を出せていないケースも少なくありません。しかし、ChatGPTは設定さえ押さえれば、専門知識がなくてもすぐに実務に使えます。
見積書の説明文や注意書きを作るだけで、毎回かなり時間を取られています。
ChatGPTって聞くけど、現場向きじゃない気がして…。本当に使えるんですか？
この記事では、工務店・建築会社の実務に絞って、ChatGPTで「見積書文面」と「お知らせ文」を自動作成する具体的な方法を解説します。読み終わったら、そのまま社内で共有・実践できる内容にしています。
なぜ見積書・お知らせ文は属人化しやすいのか
まず前提として、見積書やお知らせ文が属人化しやすい理由を整理しましょう。原因を理解しておくと、ChatGPTの使いどころが明確になります。
- 文章作成が「個人の経験と感覚」に依存している
- 定型フォーマットがなく、過去データも活用できていない
- 忙しいため、改善より目の前の対応を優先してしまう
特に建築業界では、現場・営業・事務を兼任している会社も多く、文章作成は後回しになりがちです。その結果、「毎回考え直す」「人によって言い回しが違う」という状態が続きます。
ChatGPTでできること・できないことを整理する
ChatGPTを導入する前に、万能ツールではないことを理解しておきましょう。期待値を整理することが、失敗しないポイントです。
| 項目 | ChatGPTが得意なこと | 人が判断すべきこと |
|---|---|---|
| 文章作成 | 定型文・説明文の下書き作成 | 最終表現・ニュアンス調整 |
| 構成整理 | 情報の順序・見出し案 | 会社独自ルールの反映 |
| 判断・責任 | 一般的な表現の提案 | 金額・契約条件の確定 |
ポイントは「考える作業を任せる」のではなく、「書く作業を任せる」ことです。これだけで事務負担は大きく下がります。
ChatGPTで見積書文面を自動作成する手順
ここからは具体的な手順です。まずは見積書に使える文章作成から始めましょう。
ステップ1：見積書に必要な文章を分解する
見積書に入れる文章は、主に次の要素に分けられます。
- 工事内容の概要説明
- 金額に関する補足説明
- 注意事項・免責事項
- 有効期限・連絡先
この「部品化」が、ChatGPT活用の土台になります。
ステップ2：ChatGPTへの指示文（プロンプト）を作る
ChatGPTは、指示の出し方で精度が大きく変わります。以下は、そのまま使える基本テンプレです。
あなたは工務店向けの事務スタッフです。以下の条件をもとに、見積書に記載する丁寧で分かりやすい文章を作成してください。
・工事内容：〇〇工事
・対象：一般のお客様
・トーン：専門用語を使わず、安心感を重視
このように「役割」「条件」「トーン」を明確にすると、現場で使える文章が出やすくなります。
ステップ3：社内用の定型文として保存する
生成した文章は、その場限りで終わらせないことが重要です。
- よく使う工事項目ごとに保存する
- 共有フォルダや社内マニュアルにまとめる
- 誰でも同じ品質で使える状態にする
これにより、文章作成は「考える作業」から「選ぶ作業」に変わります。
お客様向けお知らせ文を自動化する方法
次に、工事前後や休業案内などのお知らせ文です。ここもChatGPTが特に効果を発揮します。
よくあるお知らせ文の例
- 工事開始・完了のお知らせ
- 天候による工程変更の連絡
- 年末年始・長期休業の案内
これらは内容が似通っているため、自動化との相性が非常に良いです。
実務向けプロンプト例
工務店として、お客様に送る工事開始のお知らせ文を作成してください。
・工事期間：〇月〇日〜〇月〇日
・配慮事項：騒音・近隣対応への一言を入れる
・文字数：300文字程度
この形式であれば、メール・LINE・紙文書にも流用できます。
導入時に必ず確認したいチェックリスト
最後に、ChatGPTを現場導入する際のチェックリストです。ここを押さえておくと失敗を防げます。
- 最終確認は必ず人が行っているか
- 金額・契約条件は自動生成していないか
- 社内で使い方を共有できているか
- 属人化せず、誰でも使える状態か
ChatGPTは「代わりに考える存在」ではなく、「作業を軽くする道具」です。この認識を社内で統一しましょう。
まとめ｜まずは1業務から試しましょう
ChatGPTを使った見積書・お知らせ文の自動作成は、小さなDXですが効果は大きいです。まずは一つの業務、一つの文章から試してみましょう。
日々の事務作業を減らし、現場とお客様対応に集中できる体制を整えていきましょう。
