「問い合わせ対応が遅れてクレームになった」「誰がどの案件を担当しているか把握できていない」。
多くの工務店が、営業・現場管理・バックオフィスの間で**案件管理の“見える化不足”**に悩んでいます。
この課題を解決するシンプルな方法が、
案件の進捗をひと目で把握できる“案件進捗ボード”の導入です。
問い合わせの対応漏れが起きない仕組みがほしいです…。誰が対応中なのか分からなくて
Excelやメモで管理しているけど、案件が増えると把握できなくなるんですよね
なぜ工務店に「案件進捗ボード」が必要なのか
顧客対応の遅れは、機会損失につながる
問い合わせ対応の遅れは、
- 契約率の低下
- クレーム
- 社内の責任押し付け合い
などの問題に直結します。
進捗ボードは、案件の状況を可視化し、誰でも把握できる状態にする仕組みです。
詳しくは『HPからの問い合わせが増えない工務店が見落としがちな3つのポイント』でも、対応スピードの重要性を解説しています。
工務店の案件管理は「部門をまたぐ」ため複雑になりやすい
- 営業
- 現場管理
- 設計
- 経理
- 事務
複数部門が関わるため、情報断絶が起きやすくなります。
関連：『工務店のバックオフィス業務を50％削減した実例｜経理・勤怠・共有のコツ』
案件進捗ボードの基本構造
進捗ボードは「案件の流れ」をそのまま並べる
一般的な工務店の案件フローは以下のとおりです。
| フェーズ | 内容 |
|---|---|
| 問い合わせ | 電話・HPフォーム・紹介 |
| 初回訪問 | 要望ヒアリング・予算確認 |
| 見積作成 | プラン作成・見積提出 |
| 商談・契約 | 契約締結・スケジュール決定 |
| 着工 | 現場管理・追加変更対応 |
| 完了 | 引き渡し・保証説明 |
| アフター | 定期点検・フォロー |
この流れを横一列に並べて、案件カード（顧客名・担当者・進捗）を配置します。
関連：『クチコミを増やすための自然な声かけテンプレート【現場スタッフ向け】』
案件進捗ボードの作り方（3つのステップ）
1）案件フローを会社ごとに整理する
進捗ボードを作る前に、まず以下を決めます。
- 自社の案件フェーズは何段階あるか？
- どのタイミングで担当が変わるか？
- どの情報を共有したいか？
ポイントは以下の3つです
- フェーズ数は多すぎない（最大7〜8段階）
- 部門間で「このフェーズの定義」を統一する
- 例外対応は後から追加すればよい
フェーズが曖昧なままボードを作ると、すぐ崩れます。
2）案件カードに「最低限必要な情報」を記載する
案件カードに書く情報は多すぎると扱いづらくなります。
以下の4つに絞ると運用しやすくなります。
- 顧客名
- 担当者
- 現在のフェーズ
- 次のアクション（◯日までにA社へ見積送付など）
詳しくは『AIを使って施工事例紹介文を時短で書くコツ｜工務店・リフォーム会社のための活用術』でも、要点整理の重要性が触れられています。
3）進捗ボードを「毎日」「誰でも」確認できる場所に置く
物理ボード・ホワイトボードでも、デジタルツールでも構いません。
重要なのは、社内の誰が見ても情報が同じであること。
成功する運用のポイント
- 朝礼やミーティングで毎回確認する
- 担当変更時はその場で移動させる
- ボードの更新ルールを全員に徹底する
運用ルールが弱いと、どんなツールも形骸化します。
関連：『LINEを使って現場管理を簡単にする方法【小規模工務店向け】』
アナログ vs デジタル：どっちの進捗ボードが良いか？
| 種類 | メリット | デメリット |
|---|---|---|
| アナログ（ホワイトボード） | 見える化が早い、導入コストゼロ、現場でも使える | 情報が共有しにくい、履歴が残らない |
| Excel / スプレッドシート | 欲しい形に自由に作れる、共有しやすい | 運用担当が必要、スマホだと見づらい |
| 案件管理ツール | 権限管理・通知・履歴が自動化、外出先でも見れる | コストが発生、導入ハードル |
工務店の規模によって最適解は異なりますが、
最初は「ホワイトボード＋Excel」の併用が最も成功率が高いです。
案件進捗ボードのテンプレート例
以下は、工務店でよく使われる標準テンプレです。
フェーズ列：
問い合わせ / 初回訪問 / 見積作成 / 商談 / 契約 / 着工 / 完了 / アフター
カード記載項目：
・顧客名
・担当者
・最新の進捗
・次アクション（期限つき）
進捗ボードを“社内文化”にするためのコツ
1）更新担当者を1人にしない
複数人で更新できる仕組みを作りましょう。
2）更新タイミングを「毎日」に固定する
朝礼で全員がボードを見る習慣をつくると精度が上がります。
3）ボードのルールは毎月見直す
現場で改善点が出るため、固定しすぎないことが重要です。
工務店の業務効率化については『工務店のバックオフィス業務を50％削減した実例｜経理・勤怠・共有のコツ』も参考になります。
まとめ
案件進捗ボードは、
- 顧客対応
- 見積対応
- 現場の進捗
- 社内共有
これらすべてを「誰でも見える状態」にするための強力なツールです。
特別なシステムを使わずとも、ホワイトボードと簡単なExcel管理だけで十分。
小さな工務店ほど、仕組み化の効果が大きく表れます。
