紙の請求書・領収書をファイルに綴じて保管している工務店はまだまだ多いです。しかし、発行元からはPDFやメール添付が増え、現場は紙とデータの両方を管理することになり、経理は「どれをどのルールで保管すべきか」を都度判断しています。その結果、誰か一人の頭の中だけで運用される属人化が進み、ミスや問い合わせ対応に時間を取られてしまいます。
また、「電帳法に対応しないといけないのは分かっているけれど、結局何から手をつければいいのか分からない」「クラウドサービスを入れたものの、現場が使いこなせず紙に戻っている」といった声も多く聞かれます。特に、どの請求書・領収書を電子保存し、どこまで紙をやめてよいかという判断が曖昧なまま進むことが、現場が躓くポイントです。
そこで本記事では、工務店・リフォーム会社・建築会社が、紙の請求書・領収書を段階的に廃止し、電帳法に対応した電子保存へ移行するための「具体的なステップ」と「社内運用の作り方」を、現場の実務目線で整理します。
紙の請求書とPDFがごちゃまぜで、どれをどこに保存すればいいか毎回迷ってしまいます……。
電帳法とインボイスとで、保存ルールが何となくごちゃごちゃに……。実務として「これを守ればOK」というラインをはっきりさせたいです。
この記事では、工務店が紙の請求書・領収書を段階的に廃止し、電帳法の要件を満たしながらムリなく電子保存へ移行するための判断軸と社内運用フローを整理します。
1．電帳法と紙の請求書・領収書廃止の基本を整理する
まずは、なぜ紙の請求書・領収書を廃止して電子保存へ進める必要があるのか、背景と基本ルールを押さえておきます。ここを押さえずに「とりあえずPDFで保存しておこう」と進めてしまうと、いざ税務調査が入った際に「検索性が足りない」「訂正履歴が分からない」などの理由で否認リスクが生じます。工務店の経営者や現場監督が最低限知っておくべきポイントだけを整理します。
電帳法とは？工務店実務に関係するポイント
電帳法（電子帳簿保存法）は、帳簿や請求書・領収書などの国税関係書類を電子データで保存するルールを定めた法律です。簡単に言うと、「紙ではなくデータで保管してもよいが、その代わり一定の条件を守ってください」という決まりです。
工務店の実務で特に関係するのは、次のような場面です。
- 仕入先や外注先から届くPDF請求書・メール添付データの保存
- 自社が発行する請求書・領収書の控えを電子データで保管する運用
- 現場で受け取るレシートや手書き領収書をスキャンして保管する運用
これらのデータを単にフォルダに保存するだけでは不十分で、「いつ・どの取引先・いくらのデータか」を検索できる状態にしておくことや、改ざんされていないことが分かる運用を整えることが求められます。ここが、現場感覚では理解しづらいポイントです。
紙保存から電子保存へ変えるメリット・デメリット
紙のまま保存する運用にも分かりやすさというメリットがありますが、電帳法対応や働き方の変化を考えると、電子保存へ移行するメリットは大きいです。メリットとデメリットを実務目線で整理しておきましょう。
- 保管スペースの削減とファイル整理の手間軽減
- 検索機能を使ったスピーディーな過去案件の確認
- テレワーク中や現場からのリモート確認が可能
- 紙の回覧・押印待ちが減り、支払い処理が早くなる
一方で、「スキャンやファイル名付けの手間」「システム導入コスト」「社内ルールの作成と教育」といった負担も発生します。ここをあらかじめ見込んだ上で、どこまでをシステム・どこまでをExcelや既存ツールで行うのかを決めておくことが重要です。
工務店の場合、案件ごとにフォルダを分けて図面や契約書を管理しているケースが多いため、請求書・領収書も「案件フォルダに紐づけて保存するのか」「経理フォルダにまとめて保存するのか」を最初に決めておくと、後々の検索性が安定します。
まずは電帳法の目的と、自社のどの書類が対象になるかを整理し、「どこに・どんな名前で保存するか」のルールを決めることが、紙廃止のスタート地点です。
2．紙の請求書・領収書をやめる前に、現状フローを見える化する
次に、いきなり「来月から紙は廃止します」と宣言するのではなく、今の自社の請求書・領収書がどのような経路で回っているかを棚卸しします。ここを飛ばすと、「この取引先だけ紙が残っていた」「現場から本社に届くまでの間に紛失した」といった抜け漏れが起こりやすくなります。
現在の発行・受領フローを可視化する
まずは、以下の3つの視点で「今どうなっているか」を整理します。
- 自社が発行する請求書・領収書の流れ（営業・工事部・経理の関わり方）
- 仕入先・外注先から受け取る請求書・見積書・検収書の流れ
- 現場で受け取るレシートや立替精算の伝票の流れ
例えば、「営業がExcelで作成した請求書をPDF化してメール送付し、控えを印刷して経理に回している」「外注先からは紙の請求書が郵送で届き、経理がスキャンして社内サーバーに保存している」といった具体的な流れを書き出します。このとき、担当者名や部門だけでなく、「どのタイミングで紙になるか」「どこで保管しているか」をセットで整理することがポイントです。
こうしてフローを可視化すると、「ここは最初からPDFで発行すれば紙がいらない」「このレシートはスマホで撮影してクラウドに送れば、本社に原本を送る手間が省ける」といった改善の余地が見えてきます。
電子保存が難しい取引先・業務の洗い出し
次に、すべてを理想的な形で電子化するのではなく、「当面は紙が残りそうな取引先・業務」を洗い出します。例えば、高齢の個人事業主の職人さんや、紙の請求書のみを発行する材料店などです。こうした取引先にまで一気に電子化を求めると、関係性の悪化や支払い遅延につながるおそれがあります。
電子保存が難しいケースとしては、次のようなものがあります。
- 取引先側のシステム事情で、紙の請求書しか発行されない
- 現場で急に必要になった材料を現金払いし、レシートのみ受け取るケース
- お客様との打合せ時に手書きの領収書を発行しているケース
これらは「例外」として放置するのではなく、「紙で受け取ったら、いつ・誰が・どこにスキャンして保存するか」というルールを決めておく必要があります。ここが決まっていないと、経理部門があとからスキャン作業に追われることになります。
【現状整理メモのテンプレ】「取引種別（売上／仕入／経費）」「発行・受領方法（メール／紙／FAX）」「現物の保管場所」「データの保存場所」「関わる担当者」の5項目を1枚のシートにまとめて書き出します。
このように、現状フローと例外パターンを可視化しておくことで、「どこから電子化を始めるか」「どこまで紙を残すか」を現実的に判断できます。いきなり完璧を目指すのではなく、「まずはここから」という範囲を決めることが、現場の抵抗感を抑えるコツです。
3．電子保存の要件と、工務店に合った保存方法の選び方
現状を整理できたら、「どのようなルールで電子保存すれば電帳法に対応できるのか」を確認します。ここでは、難しい法律用語をすべて覚える必要はありません。工務店の実務に関係する「ここだけは外せない要件」と、運用しやすい保存方法を押さえることが重要です。
スキャナ保存・PDF保存で押さえるべき最低限の要件
電帳法でよく出てくる「スキャナ保存」とは、紙で受け取った書類をスキャナやスマホで画像データにし、そのデータを原本として保存する方法のことです。PDF保存とは、最初からPDFなどのデータで受け取った書類を、そのまま電子データとして保存する方法です。
| 項目 | できること | 注意点・できないこと |
|---|---|---|
| スキャナ保存 | 紙の請求書・領収書を画像やPDFにして原本として保存できる | 解像度・カラーなどの要件を満たし、タイムスタンプや訂正履歴のルールを守る必要があります |
| PDF保存 | メール添付やWeb発行の請求書を、そのまま電子データとして保存できる | 紙に印刷して保存するだけでは電帳法の要件を満たしません。データを残しておく必要があります |
いずれも共通して重要なのは、「検索できる」「改ざん防止の仕組みがある」「いつ誰が保存したか分かる」の3点です。検索性とは、「取引先名」「日付」「金額」などで探せるようにしておくことです。改ざん防止とは、保存後に勝手にデータを書き換えられないようにする工夫のことです。
【保存時のファイル名テンプレ】「YYYYMMDD_取引先名_金額_案件名」のような形で統一します（例：20250430_〇〇建材_350000_山田邸外壁改修）。
このようにファイル名をルール化しておくことで、専用システムを導入しなくても、ある程度の検索性を確保できます。ただし案件数が多い会社や多拠点で運営している会社では、クラウド型の経費精算システムや文書管理システムを組み合わせた方が運用しやすい場合もあります。
クラウド・基幹システムとの役割分担を決める
工務店では、すでに基幹システムや会計ソフト、見積・発注システムなどを利用しているケースが多いです。新たに電帳法対応のクラウドサービスを導入する場合は、「どのシステムに何を保存するか」「どこを見れば最終版か」を事前に決めておかないと、同じ書類があちこちに存在し、かえって混乱を招きます。
例えば、次のような役割分担が考えられます。
- 見積・発注システム：見積書・発注書の原本データ
- クラウド経費・請求書サービス：請求書・領収書など支払・回収に関わる書類
- 基幹システム・会計ソフト：仕訳データと連携した取引の記録
- 案件フォルダ（サーバー・クラウドストレージ）：図面・契約書・現場写真など案件全体の記録
このとき、「請求書の最終版はクラウド経費システムを見ればよい」「案件全体の経緯は案件フォルダを見ればよい」といった形で、見るべき場所を一元化しておくことが重要です。でなければ、「この請求書はどれが正しいのか」を確認するだけで時間がかかってしまいます。
【システム役割の社内共有テンプレ】「見積・契約は〇〇システム」「請求書・領収書の原本は△△システム」「案件全体の資料は□□フォルダ」という形で、A4一枚にまとめて全社員に配布します。
役割分担を決めておくと、新しい担当者が入っても「どこを見ればよいか」が分かりやすくなり、属人化を防げます。電帳法対応をきっかけに、自社のシステム構成と保存場所を見直すことは、DX推進にもつながります。
電子保存では、「最低限の要件」と「システムごとの役割分担」を先に決めておくことで、余計な二重保存や手戻りを防ぎ、現場の負担を抑えながら電帳法対応を進められます。
4．紙の請求書・領収書を廃止するステップ別ロードマップ
ここからは、実際に紙の請求書・領収書を廃止していくステップを整理します。一度にすべてを切り替えようとすると、現場の混乱や取引先からのクレームにつながります。3〜6か月程度の「並行運用期間」を設け、段階的に紙を減らしていくイメージで進めることがおすすめです。
段階1：紙と電子の並行運用期間を設計する
最初の段階では、「すべてを電子だけにする」のではなく、「電子保存を必須にしつつ、紙も当面は残す」並行運用期間を設定します。例えば、「2025年4月〜9月は並行運用期間とし、10月以降に原則紙廃止」といった形です。
- 新規の仕入先・外注先には、できるだけPDFやデータでの請求書発行を依頼する
- 既存の紙請求書は、到着後〇営業日以内にスキャン保存するルールを決める
- 経理部門が月次で「紙のまま残っている件数」を集計し、削減状況を見える化する
この期間中は、「紙だけ」「データだけ」といった極端な状態を避け、両方を扱いつつも、最終的には電子保存に寄せていくイメージで運用します。重要なのは、「いつまでに何を電子化するか」という期限をあらかじめ決めておくことです。
【社内アナウンステンプレ】「〇月〜〇月は紙と電子の並行運用期間とします。この期間中は、すべての請求書・領収書を必ず電子保存し、紙原本はファイルに綴じて保管してください。〇月以降は原則電子保存のみを原本と扱います。」
段階2：紙廃止後のチェック体制と例外処理のルール化
並行運用期間を経て原則紙廃止としたあとも、完全に紙がなくなることは現実的ではありません。そのため、「紙が出てきた場合の例外処理」と「電子保存がきちんと行われているかのチェック体制」を整えておく必要があります。
- 例外処理：紙で受け取った書類は、受領者がその日のうちにスキャンし、所定のフォルダに保存する
- 月次チェック：経理担当が月末に「紙のまま残っている書類」がないかを確認する
- 監査対応：誰がいつ保存したか、案件単位・取引先単位で一覧を出せるようにしておく
チェック体制を整える際には、「誰が」「いつ」「何を」確認するのかを明確にしておくことが重要です。例えば、「毎月10日に、前月分の請求書・領収書がすべて保存されているかを経理主任が確認する」といった具体的なルールに落とし込みます。
【月次チェック用テンプレ】チェック項目：「①請求書・領収書がすべて所定のフォルダに保存されているか」「②ファイル名ルールが守られているか」「③紙原本が残るものにスキャン漏れがないか」。チェック日と担当者をシートに記録します。
こうしたチェック体制を仕組みとして回すことで、担当者個人の頑張りに依存せず、電帳法対応を維持できます。あわせて、年1回程度は運用ルールの見直しを行い、現場からの声を反映させると、より実態に合った仕組みになります。
5．現場が迷わない社内ルールとチェックリストの作り方
最後に、工務店の現場・工事部・経理・営業が迷わずに運用できるようにするための、社内ルールとチェックリストの作り方を整理します。どれだけ良いシステムやフローを設計しても、「現場が理解していない」「ルールが周知されていない」状態では定着しません。
担当別の役割分担と標準フローを決める
まずは、請求書・領収書の電子保存に関する役割を、担当別に分かりやすく整理します。ポイントは、「誰が何をやってはいけないのか」ではなく、「ここまでやればOK」という合格ラインを示すことです。
- 現場監督：現場で受け取るレシート・領収書の撮影とアップロードまで担当
- 営業：お客様向け請求書の発行と、控えデータの保存まで担当
- 経理：保存されたデータの確認・仕訳との紐づけ・月次チェックを担当
- 総務・バックオフィス：運用ルールの更新と社内共有を担当
例えば、「現場監督は、レシートを撮影して専用フォルダに入れればOK。ファイル名の整備は経理側で行う」といった役割分担にすることで、現場の負担を減らしつつ、経理側で最終的な整合性を確保できます。各担当が「自分はここまでやればよい」と分かるように、実際の画面キャプチャやスマホの操作手順も合わせて共有するとスムーズです。
【役割分担の説明テンプレ】「現場監督：レシートをスマホで撮影し、当日中に〇〇フォルダへ保存」「経理：翌営業日までにファイル名をルールに合わせて修正し、会計ソフトと紐づけ」など、担当ごとの“ここまでやればOK”を1行で書きます。
誰でも使えるチェックリスト・テンプレを整備する
運用を定着させるには、「毎回イチから考えなくてよい」状態を作ることが重要です。そのために、チェックリストやテンプレートを用意します。ここでは、「本文＋箇条書き＋補足解説」の形で、実務に使いやすい形をイメージしてみましょう。
例えば、月末の請求書締め処理の際に使える「電帳法対応チェックリスト」は次のようになります。
- すべての請求書・領収書にデータ保存先がある（フォルダ／クラウド）
- ファイル名が「日付＋取引先＋金額＋案件名」のルールになっている
- 紙のまま残っている書類には、スキャン保存済みマークが付いている
- 例外処理の理由（紙のみなど）がメモされている
このチェックリストを使って月次で確認しておけば、あとから「あの書類だけ保存されていなかった」というリスクを減らせます。さらに、稟議用の文面やお客様への説明文もテンプレート化しておくと、担当者ごとのバラつきを抑えられます。
【稟議テンプレ】「電帳法対応および保管スペース削減のため、請求書・領収書の電子保存を標準運用とし、紙原本を段階的に廃止したく、〇〇クラウドサービスを導入したいと考えています。投資額は年間〇〇円で、ファイル検索時間の削減および保管スペースの削減効果が見込まれます。」
【お客様向け説明テンプレ】「当社では、法令に基づき請求書・領収書を電子データで保管しております。紙での控えは廃止しておりますが、必要に応じてPDFデータを再送付いたしますので、お申し付けください。」
これらのテンプレートとチェックリストを社内ポータルや共有フォルダにまとめておくことで、新入社員や異動者でもすぐに運用に参加できます。結果として、特定のベテラン経理担当に依存しない体制づくりにつながります。
担当別の役割分担とチェックリスト・テンプレをセットで整備することで、誰が担当しても同じ品質で電帳法対応の運用を回せる体制を作ることができます。
6．まとめ｜紙廃止をチャンスに、電帳法対応と社内DXを一緒に進める
工務店が紙の請求書・領収書を廃止して電子保存へ移行することは、単なる「法律対応」ではなく、経理・現場・営業の情報共有をスムーズにするチャンスです。電帳法の要件を最低限押さえた上で、「どこに・どんな名前で保存するか」「どのシステムを見ればよいか」を決めるだけでも、日々の探し物や確認の時間は大きく減らせます。
明日からできる一歩としては、「請求書・領収書の現状フローを書き出し、紙と電子が混在しているポイントを特定する」「ファイル名のルールを決めて、来月分から試験運用する」といった小さな改善から始めることがおすすめです。いきなり完璧を目指すのではなく、3〜6か月の並行運用期間を設けて段階的に紙を減らしていきましょう。
最後に、作成したルールやテンプレートは、社内ポータルや朝礼などを活用して繰り返し共有し、「なぜこの運用をするのか」「現場の負担をどう減らせるのか」を伝え続けることが大切です。紙廃止と電帳法対応を、単なる負担増ではなく「現場が楽になるDX」の一環として位置づけることで、社内全体で前向きに取り組む土台が整います。
紙の請求書・領収書の廃止をきっかけに、電帳法対応と社内DXを同時に進め、「探す時間を減らし、顧客対応と現場の品質に時間を使える体制」を一歩ずつ整えていきましょう。
